“감”기반의 엑셀 프로젝트 관리가 실패하는 이유

원문링크 http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1603/01/news030.html

이제 더 이상 눈속임이 통하지 않게 되는 것인가?

“감”기반의 엑셀 프로젝트 관리가 실패하는 이유

현재 많은 회사에서 프로젝트 관리에 엑셀을 사용하여 수작업으로 진척상황을 관리하고 있다. 매일매일의 진척상황을 엑셀에 수작업으로 입력하는 것이 개발담당자에게는 수고로운 일일뿐더러, 입력된 정보는 어디까지나 개발담당자의 “감”이고 눈속임(진척에 대한 허위보고)도 생기기 마련이다. 실적을 기반으로 한 프로젝트 관리를 수행하기 위해서는 무엇이 필요한가?

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비즈니스 환경이 급속히 변화하는 와중에 소프트웨어 개발의 트렌드는 폭포수 방식에서 애자일 방식으로의 전환이 이루어지고 있는 중이다. 그러나 국내(일본)의 상황을 보면 아직까지도 많은 기업이 폭포수 방식에서의 개발 프로젝트를 전개하고 있는 실정이다. 특히 수탁개발을 메인으로 하는 개발회사는 장기간의 경험과 노하우를 가진 폭포수 방식의 개발방법이 뿌리내려 있어 거기서부터 벗어나는 것이 어려운 상황이다.

아틀라시안 테크니컬 마케팅 매니저 신무라 쯔요시　

그러면 왜 지금 애자일 개발이 필요하게 되었는가? 그것은 고객회사의 비즈니스 스피드에 더 이상 폭포수 방식 개발로는 대응할 수 없게 되는 경우가 늘고 있기 때문이다. “예를 들면, 1개의 기능을 폭포수 방식으로 1년 걸려서 개발을 완료했지만, 완성된 시점에는 벌써 비즈니스적인 가치가 없어져 버리는 경우가 있겠다. 또한 고객회사의 요구사항대로 개발해서 릴리즈 했음에도 불구하고 실제로는 거의 개발한 기능들이 사용되지 않는 경우도 드물지 않다.”라고 말하는 아틀라시안 테크니컬 마케팅 매니저 신무라 쯔요시씨.

이것에 비해서 짧은 사이클로 프로젝트를 돌리는 애자일 방식으로라면 고객회사의 요구와 시장변화에 신속 그리고 유연하게 대응하는 것이 가능하다.

아틀라시안 시니어 에반젤리스트 나가사와 토모하루 씨

 “분명히 수탁개발에서는 전체의 개발기간과 공수가 정해져 있는 폭포수 방식이 견적을 내기 쉽고 프로젝트를 진행하기 쉽다. 그러나 고객회사의 의식도 변하고 있다. 적은 예산으로 새로운 비즈니스를 작은 시작(small start)로 하려는 요청이 늘고 있다. 이런 경우 발주를 하는 측에서도 ‘무엇이 완성되어야 목표를 달성한 것인가’라는 것을 결정하기 어려운 경우가 많다. 비즈니스의 상황이 촌각을 다투며 변하고 있기 때문이다. 폭포수 방식의 개발 뿐만 아니라 단기간에 필요한 기능을 유연하게 개발 가능한 애자일 방식의 개발이 요구되고 있다.”라고 아틀라시안 시니어 에반젤리스트인 나가사와 토모하루씨는 강조한다.

　게다가 큰 과제인 것이 개발 프로젝트 관리체제이다. 현재 많은 회사가 프로젝트 관리에 엑셀을 사용하고 있어 수작업으로 진척상황을 관리하고 있다. 매일매일의 진척상황을 엑셀에 수동으로 입력하는 것은 개발담당자에게 수고스러운 일인 것에 더해 입력된 정보가 어디까지나 개발담당자의 “감”일 뿐이고 눈속임 마저 생기게 된다. 실적을 기반으로 하지 않으면 엑셀상의 계획 자체를 다시 검토해서 갱신하는 비용까지 더해져 “관리를 위한 관리”가 되어 버린다.

또한 진척회의에서 프로젝트 매니저는 개발멤버의 진척상황을 파악하는 것만으로도 많은 시간을 빼앗겨 버려서 개발현장이 안고 있는 본래의 과제가 보이지 않은 채 개발이 진행되어 리스크도 높아진다.

 “이런 상황임을 아직도 자각하지 못하고 있는 회사가 많다. ‘회의가 길어져서 큰 문제다’라고는 하지만 그것이 당연한 것처럼 여겨져 ‘문제’라는 것을 인식조차 하지 못하는 회사가 있다.” (신무라 쯔요시)

그 결과, 예정되어 있던 납기에 맞추지 못한다던지 소프트웨어의 완성도가 낮다던지 하는 여러 트러블로 연결된다. ‘비즈니스와 소프트웨어가 직접 연결되는 요즘 소프트웨어와 그 관리체제에 문제가 있으면 비즈니스 자체가 위험해지는 사태가 발생한다’ (나가사와 토모하루)

 “실적”을 기반으로 모든 것을 관리할 수 있는 도구

　물론 고객회사 측에서도 이러한 “감각” 기반의 프로젝트 관리를 이해하고 있지 않은 것은 아니다. 최근에는 애자일 개발을 지원하는 다양한 프로젝트 관리 도구가 제공되고 있어, “실적” 기반의 관리를 검토하는 회사가 늘어가는 추세이다. 그러한 분위기 속에 지금 주목도가 급상승하고 있는 것이 아틀라시안사가 제공하는 프로젝트 관리 도구 “JIRA Software”이다.

JIRA Software는 소프트웨어 개발의 계획부터 추적, 릴리즈, 리포트까지 프로젝트 관리의 일련의 공정을 커버하고 있어 실적 기반으로 모든 것을 관리할 수 있는 점이 큰 특징이자 장점이다.

　 “JIRA Software에서는 소프트웨어 개발 시의 태스크나 과제별로 티겟을 작성하여 진척을 실시간으로 관리하는 것이 가능하다. 프로젝트 리더는 작성한 티겟에 개발담당자를 할당하고 담당자는 그 태스크의 내용에 따라 작업을 수행하여 성과물과 함께 등록한다. 종래의 엑셀에 의한 관리와 같이 ‘0~100%’라는 진척상황을 수동으로 입력할 필요가 없이 티켓에 성과물이 있는가 없는가를 실적 기반으로 명확하게 진척을 파악할 수 있다.” (신무라 쯔요시)

칸반보드 화면 (담당자를 할당하고 있음)

구체적으로는 ‘칸반보드’ 화면에서 ‘누가 어떤 티켓을 담당하고 있는가?’ ‘얼마만큼의 티켓이 어떤 상태에 있는가?’라고 하는 리소스 상황이나 진척상황을 한눈에 확인하는 것이 가능하다.

　칸반보드는 ‘작업전’ ‘ 진행중’ ‘리뷰중’ ‘리뷰완료’ ‘완료’라는 상태로 나뉘어 있어 프로젝트 매니저가 티켓을 작성하면 ‘작업전’에 표시된다. 개발담당자가 할당된 티켓은 개발자가 브랜치(역자주-소스코드 관리Git의 브랜치를 말한다)를 작성하면 ‘진행중’으로 자동적으로 상태가 바뀐다. 담당자 별로 작업이 진행되면 순차적으로 ‘리뷰중’ ’리뷰완료’ ‘완료 릴리즈’로 상태가 바뀌어 가게 된다.

개발자가 브랜치를 작성하면 ‘진행중’으로 자동적으로 상태가 바뀐다.

개발자가 코딩을 완료하여 풀 리퀘스트(코딩한 코드를 다른사람에게 리뷰요청)를 작성하면 ‘리뷰중’으로 자동적으로 상태가 바뀌고, 리뷰가 끝나 코드가 병합되면 ‘리뷰완료’ 상태로 자동적으로 바뀌게 된다.

　신무라씨는 JIRA Software의 도입에 의해서 개발 프로젝트의 ‘시각화(직역하면 보이게 하기)’가 가능하다는 점을 다음과 같이 강조한다.

 “지금까지 엑셀을 기반으로 하는 진척회의에서는 전체의 진척상황을 확인하는데 꽤 많은 시간을 빼앗겨버리고 있었는데 JIRA Software에서는 칸반보드를 통해 프로젝트 리더부터 개발담당자, 운영담당자까지 팀 구성원 모두가 프로젝트의 진척상황을 실시간으로 공유하는 것이 가능하다. 이것에 의해 진척회의 시간을 효율적으로 사용하여 각 태스크에서 발생하고 있는 과제의 확인이나 개선책의 제안 등 개발의 질을 높일 수 있는 의견교환을 하는 것이 가능하게 된다.” (신무라 쯔요시)

프로젝트 구성원 모두가 통합된 인터페이스를 통해 프로젝트를 신속하게 진행하는 것이 가능하다.

　거기에 더하여 JIRA Software의 큰 특징이자 장점으로 아틀라시안 사가 제공하는 지식관리도구인 ’Confluence’, Git 저장소 관리 도구인 ‘BitBucket’, 지속적 통합/배포 도구인 ‘Bamboo’와 함께 끊김 없는(Seamless) 기능 연동을 실현하고 있는 점도 놓칠 수 없는 포인트이다.

JIRA Software를 기반으로 하는 아틀라시안 사의 도구와 대응하는 프로젝트 구성원의 역할

　예를 들면, 발주처의 고객회사나 프로젝트 매니저가 Confluence를 활용하여 개발하는 소프트웨어에 필요한 기능 리스트나 과제를 작성하면 그 화면에서 JIRA Software에 티켓을 만드는 것이 가능하다. “특히 수탁개발회사가 많이 사용하는 엑셀과의 친화성을 높이기 위해 어쩔 수 없이 엑셀로 요구사항을 작성하는 고객회사들에게서 호평을 받고 있다. Confluence에서 JIRA Software의 진척정보 등을 확인하는 것도 가능해 도구를 바꿀 필요가 없다” (나가사와 토모하루)

Confluence에서 요구사항을 작성하여 JIRA Software에 티켓을 발행하는 것이 가능하다.

　또한 Bitbucket과도 연계하여 개발자는 JIRA Software 상에서 브랜치를 작성하고 소스코드의 버전관리나 풀 리퀘스트(리뷰 의뢰), 리뷰내용의 관리를 적절하게 수행할 수 있다.

JIRA Software에서 ‘브랜치 생성’을 누르면

Bitbucket 화면으로 바뀐다.

　릴리즈 담당자는 Bamboo를 사용하여, 개발한 내용을 파악한 후에 리뷰가 완료되어 완성된 소스코드를 배포 가능한지 어떤지에 대한 판단을 안심하고 수행하는 것이 가능하다.

Bamboo에서 릴리즈시 차이점을 확인하여 배포하는 것이 가능하다.

JIRA Software에서도 티켓에 대한 개발이나 배포 상황을 확인하는 것이 가능하다.

　그 밖에 채팅 도구인 ‘HipChat’과도 연동 가능하여 각 티켓에 팀 구성원들 간에 의사소통한 내용을 남겨둘 수 있다. 그럼으로써 개발 중에 어떤 일이 있었는지 사실 기반으로 기록해 두는 것이 가능하여, 리뷰에 실패한 경우나 최종적으로 릴리즈가 불가능했던 경우에도 그 이유를 적확하게 추적하는 것이 가능하게 된다.

　나가사와씨는 JIRA Software를 핵심으로 각종 도구를 연계하는 것으로 개발 프로젝트의 신속화 및 생산성 향상을 기대할 수 있다는 점에 대해 다음과 같이 보충설명한다.

　 “엑셀은 말할 필요도 없이 많은 프로젝트 관리 도구는 프로젝트 관리를 위한 기능에만 특화되어 있기 때문에 다른 도구와의 연계하여 사용하고 싶은 경우에는 다른 도구를 별도로 실행시켜 사용할 필요가 발생하는 등 ‘컨텍스트 스위칭(문맥 전환)’이 발생한다.”

　 “물론 JIRA Software도 GitHub나 Jenkins와 연계하는 것도 가능하다. JIRA Software를 기반으로 하는 도구들을 통해 발주처부터 프로젝트 매니저, 개발담당자, 리뷰어, 릴리즈담당자까지 프로젝트 구성원 모두가 각각의 도구를 통합한 인터페이스를 사용함으로 프로젝트를 신속하게 진행하는 것이 가능하다.”

정확한 ‘상대적 예측’이 가능하게 되는 “실적”을 기반으로 하는 리포트 기능

　JIRA Software는 10가지 종류 이상의 충실한 리포트 기능을 가지고 있어 발주처의 고객회사나 프로젝트 매니저가 개발 프로젝트나 팀을 분석하고 싶은 경우에도 도움을 줄 수 있다고 한다.

　예를 들면, ‘번다운 차트’에서는 최초에 예상한 태스크 수가 프로젝트 진행에 따라 줄어들어가는 상황을 확인할 수 있다.

‘번다운 차트’의 사용사례

　만약 이 수치가 증가한 경우에는 나중에 태스크가 추가되었음을 의미하여 최초에 예상이 부족했음을 알 수 있다. 애자일 개발에서 사용되는 ‘상대적 예측(스토리 포인트)’도 벨로시티 리포트로 분석 가능하다. 팀 별로 상대적 예측치(스토리 포인트)가 몇 포인트 인지를 명확하게 확인 할 수 있기 때문에 개발능력에 맞는 요구사항을 적절하게 할당하는 것이 가능하다. ‘이 팀은 얼마 정도의 요구사항을 감당할 수 있는가’를 알 수 있는 것으로 요구사항의 우선순위를 재조정 하거나 요구사항을 재구성하는 등의 대책을 세우기가 쉬워지게 된다.

　“JIRA Software 등의 실적 기반 관리 도구를 도입한 프로젝트에서는 실적이 명확하게 드러나기 때문에 ‘마음이 꺾였다’라는 말을 듣게 된다. 또한 프로젝트 매니저가 이슈로 제기하는 경우가 많은 내용인 ‘티켓을 어느 정도 크기로 정할 것인가(스토리 포인트를 얼마로 줄 것인가)’라는 문제도 초기에 예상을 대충했던 것에 기인하는 경우가 많다. 물론 개발현장에 따라 스토리 포인트 문제가 다르겠지만, 현실을 한 번 인식하여 실적 기반으로 티켓을 분할하는 등 스토리 포인트 크기를 점차 조정해 가는 것을 통해 예상의 적중도를 개선하는 것이 가능하다. ” (신무라 쯔요시)

　거기에 ‘Portfolio for JIRA’라는 요구사항, 팀 리소스, 릴리즈 일정과 실적 데이터를 기초로 계획의 수행을 예측해서 보여주는 것이 가능한 애드온도 있다. “폭포수 방식과 다르게 애자일 프로젝트에서는 앞이 보이지 않는다”라는 말도 많이 듣게 되는데 장래를 예측하여 보여주는 것이 가능하다.

　서두에서 애자일 개발의 필요성을 강조하면서 JIRA Software의 애자일 개발에 있어서의 유효성을 소개했는데 JIRA Software는 애자일 개발에서만 사용하는 것이 아니라 폭포수 방식의 개발에서도 사용할 수 있다. 이 점에 대해서 나가사와씨는 다음과 같이 덧붙인다.

“폭포수 방식으로 개발해 온 대규모 프로젝트에서도 태스크를 칸반보드로 파악하는 것이 가능하여 고객회사는 알기 쉽고 프로젝트 매니저는 앞날을 예측하기 쉬워진다. 엄밀한 칸반방식이 아니어도 도구로써 충분히 사용가능하다. 실제로 폭포수 방식 개발에서도 JIRA Software를 사용하는 사례가 많다. 필요하면 간트차트 애드온도 사용할 수 있다.

　이와 같이 JIRA Software와 아틀라시안 사가 제공하는 다양한 도구들로 인해 실적 기반으로 프로젝트의 모든 것을 관리하는 것은 프로젝트 관리에 있어서의 다양한 과제들을 해결하여 비용절감에 일조할 것이다.

’나는 몰라’라고 말하는 것으로 끝나지 않는 것에 대해 아는 것이 가능하다. JIRA Software가 제공하는 기능은 심플하여 개발자나 프로젝트 매니저에게 부담을 지우는 일은 없다” (나가사와 토모하루)

“개발담당자에게 있어서 매일매일의 엑셀입력작업이 없어지게 되어 본업인 개발 업무에 전념할 수 있게 된다. 또한 실적이 명확하게 드러나는 것으로 개발자는 자신이 하고 있는 일에 대한 자신감을 가질 수 있다.” (신무라 쯔요시)　

지금 프로젝트 관리에 문제를 가지고 있는 회사라면 JIRA Software를 도입해서 시험삼아 사용해 보는 것이 어떨까?

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